ABACUS Comercial

¿Para quién es?

ABACUS Comercial está diseñado para empresas que requieren integrar en una sola plataforma sus procesos comerciales, administrativos, financieros y contables, obteniendo mayor control sobre sus operaciones y acceso oportuno a la información para la toma de decisiones.

Los principales objetivos del producto son:

• Centralizar las operaciones de ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos y contabilidad en una sola plataforma.
• Automatizar la integración contable de las operaciones comerciales y financieras, reduciendo procesos manuales y duplicidad de información.
• Mejorar el control de inventarios, clientes, proveedores, documentos comerciales y movimientos financieros.
• Facilitar la gestión de ventas mediante Punto de Venta, facturación tradicional, cotizaciones y pedidos.
• Proporcionar información financiera, comercial y operativa actualizada que facilite el seguimiento del negocio y la toma de decisiones.
• Brindar una solución escalable que pueda ampliarse mediante usuarios, sucursales, cajas y servicios adicionales conforme al crecimiento de la empresa.

Qué incluye

ABACUS Comercial integra las principales áreas administrativas, comerciales, financieras y contables de una empresa dentro de una sola plataforma.

Contabilidad General

• Catálogo de cuentas y centros de costos.
• Registro de comprobantes contables manuales y automáticos.
• Importación de comprobantes mediante archivos de Excel según formatos habilitados por ABACUS.
• Plantillas para comprobantes recurrentes.
• Auxiliares y movimientos de cuentas.
• Balanza de comprobación.
• Estados financieros y reportes contables configurados en ABACUS ERP.
• Integración automática de las operaciones generadas desde los demás módulos.

Ventas y Cuentas por Cobrar

• Facturación mediante Punto de Venta o facturación tradicional.
• Cotizaciones.
• Pedidos de clientes.
• Conversión de documentos comerciales entre los procesos habilitados.
• Notas de crédito y débito.
• Devoluciones de ventas.
• Registro y aplicación de cobros.
• Estados de cuenta de clientes.
• Manejo de múltiples listas de precios.
• Impresión de facturas, recibos y demás documentos comerciales configurados para el cliente.

Punto de Venta

• Una caja PDV incluida en el plan.
• Hasta 3 Operadores de Caja por cada caja contratada.
• Múltiples formas de pago.
• Control de aperturas, cierres y movimientos de caja.
• Integración automática con inventario, cuentas por cobrar y contabilidad.

Compras, Importaciones y Cuentas por Pagar

• Registro de compras y gastos.
• Notas de crédito y débito de proveedores.
• Órdenes de compra.
• Registro y aplicación de pagos a proveedores.
• Estados de cuenta de proveedores.
• Liquidación de importaciones y distribución de costos asociados según las funcionalidades estándar disponibles en ABACUS.

Inventario

• Catálogo de artículos organizado por categorías y subcategorías.
• Bodegas sin límite de cantidad.
• Entradas, salidas, ajustes y traslados de inventario.
• Inventario físico.
• Manejo de códigos de barra.
• Control de existencias y costos.
• Kardex y reportes de movimientos y existencias.
• Integración automática con compras y ventas.

Bancos y Finanzas

• Registro de depósitos, cheques y transferencias.
• Notas de débito y crédito bancarias.
• Conciliaciones bancarias.
• Emisión e impresión de cheques según los formatos configurados.
• Registro e impresión de recibos de caja.
• Integración con Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Contabilidad.

Multimoneda y Reportes

• Manejo de operaciones en múltiples monedas.
• Aplicación de tasas de cambio según las configuraciones del sistema.
• Reportes administrativos, comerciales, financieros y contables.
• Exportación de información a Excel en los reportes habilitados.

Capacidad Incluida

• 1 empresa.
• 1 sucursal.
• 1 caja PDV.
• 3 usuarios ABACUS FULL.
• Hasta 3 Operadores de Caja por cada caja contratada.
• Bodegas, artículos, clientes, proveedores y transacciones sin límite según las capacidades estándar de la plataforma.

La capacidad puede ampliarse mediante usuarios, vendedores, sucursales, cajas y operadores adicionales de acuerdo con las tarifas vigentes.

Acceso y Disponibilidad

• Plataforma 100% web.
• Acceso mediante usuarios individuales y controles de seguridad.
• Alojamiento de la aplicación e información en la infraestructura administrada por Grupo ABACUS, S.A.
• Respaldos de información conforme a las políticas de operación de la plataforma.

Funcionalidades no incluidas

• Solicitudes de compra.
• Solicitudes de materiales.
• Órdenes de despacho.
• Flujos avanzados de autorización o aprobación.
• Producción.
• Activo Fijo.
• Portal Contable.
• Nómina, salvo contratación adicional de ABACUS Nómina.
• Desarrollos, integraciones o personalizaciones que no formen parte de las funcionalidades estándar del plan.

Las empresas que requieran procesos internos avanzados, solicitudes, órdenes de despacho, producción u otros controles especializados podrán migrar a ABACUS Empresarial o contratar los servicios adicionales que correspondan.

Soporte

La suscripción de ABACUS Comercial incluye soporte técnico sobre las funcionalidades estándar habilitadas en el plan, conforme a los canales y horarios de atención vigentes de Grupo ABACUS, S.A.

El soporte comprende:

• Atención de incidentes relacionados con el funcionamiento de la plataforma.
• Orientación sobre el uso de las funcionalidades estándar incluidas en el plan.
• Revisión de comportamientos que puedan corresponder a errores del sistema.
• Asistencia sobre configuraciones estándar existentes.

No forman parte del soporte técnico incluido:

• Digitación o procesamiento de información en nombre del cliente.
• Asesoría contable, fiscal, administrativa o de procesos internos.
• Capacitación de nuevos usuarios posterior a la implementación.
• Configuración de nuevas empresas, sucursales o procesos que requieran trabajo de implementación.
• Diseño de nuevos formatos, reportes o documentos personalizados.
• Desarrollos, integraciones o modificaciones solicitadas por el cliente.

Los servicios no incluidos podrán ser evaluados y cotizados por separado.

Garantía

Durante la vigencia de la suscripción, Grupo ABACUS, S.A. atenderá y corregirá los errores reproducibles identificados en las funcionalidades estándar de ABACUS Comercial que correspondan al alcance contratado.

No se consideran errores cubiertos por garantía:

• Solicitudes de nuevas funcionalidades o modificaciones a los procesos estándar.
• Personalizaciones o desarrollos solicitados posteriormente por el cliente.
• Errores derivados de información ingresada, modificada o configurada incorrectamente por los usuarios.
• Problemas ocasionados por dispositivos, impresoras, redes, conexiones, servicios o sistemas de terceros ajenos a ABACUS ERP.
• Cambios realizados por terceros fuera de los mecanismos autorizados por Grupo ABACUS, S.A.