ABACUS Empresarial

¿Para quién es?

ABACUS Empresarial está diseñado para organizaciones que requieren integrar y controlar en una sola plataforma sus procesos contables, financieros, comerciales, logísticos y operativos, incorporando además herramientas de control interno, solicitudes, autorizaciones, despacho y producción.

Los principales objetivos del producto son:

• Centralizar la información de las diferentes áreas de la empresa dentro de una sola plataforma integrada.
• Automatizar la integración entre ventas, compras, inventarios, finanzas, contabilidad, solicitudes, despacho y producción.
• Fortalecer los controles internos mediante procesos de solicitud, autorización y seguimiento de operaciones.
• Mejorar la trazabilidad de documentos y operaciones desde su origen hasta su contabilización y cierre.
• Reducir actividades manuales, duplicidad de información y riesgos operativos mediante procesos integrados.
• Proporcionar información financiera, administrativa y operativa actualizada para apoyar la toma de decisiones.
• Brindar una plataforma escalable que permita incorporar nuevas empresas, sucursales, cajas, usuarios y procesos conforme al crecimiento de la organización.

Qué incluye

ABACUS Empresarial es la edición integral de ABACUS ERP para empresas que requieren administrar sus procesos comerciales, financieros, contables y operativos con mayores niveles de control, autorización y trazabilidad.

Contabilidad General

• Catálogo de cuentas y centros de costos.
• Registro de comprobantes contables manuales y automáticos.
• Importación de comprobantes mediante archivos de Excel según formatos habilitados por ABACUS.
• Plantillas para comprobantes recurrentes.
• Comprobantes de mantenimiento de valor y procesos contables disponibles en el sistema.
• Auxiliares y movimientos de cuentas.
• Balanza de comprobación.
• Estados financieros configurables.
• Informes contables, financieros y analíticos.
• Integración automática con los demás módulos de ABACUS ERP.

Ventas y Cuentas por Cobrar

• Facturación mediante Punto de Venta y facturación tradicional.
• Cotizaciones.
• Pedidos de clientes.
• Conversión de documentos comerciales entre los procesos habilitados.
• Notas de crédito y débito.
• Devoluciones.
• Registro y aplicación de cobros.
• Estados de cuenta de clientes.
• Manejo de múltiples listas de precios.
• Impresión de facturas, recibos y demás documentos comerciales configurados.

Punto de Venta

• Dos cajas PDV incluidas en el plan.
• Hasta 3 Operadores de Caja por cada caja contratada.
• Múltiples formas de pago.
• Control de aperturas, cierres y movimientos de caja.
• Integración automática con inventario, cuentas por cobrar y contabilidad.

Compras, Importaciones y Cuentas por Pagar

• Registro de compras y gastos.
• Notas de crédito y débito de proveedores.
• Solicitudes de compra.
• Órdenes de compra.
• Registro y aplicación de pagos a proveedores.
• Estados de cuenta de proveedores.
• Liquidación de importaciones con múltiples facturas y proveedores según las funcionalidades estándar disponibles.
• Distribución de costos asociados a la importación.
• Integración con inventario, finanzas y contabilidad.

Solicitudes y Control Interno

• Solicitudes de compra.
• Solicitudes de materiales.
• Seguimiento del estado de las solicitudes.
• Procesos de autorización según los flujos estándar configurados en ABACUS.
• Usuarios Solicitantes con acceso restringido a las funciones correspondientes.
• Trazabilidad de las operaciones desde su solicitud hasta su procesamiento.

Inventario y Logística

• Catálogo de artículos organizado por categorías y subcategorías.
• Bodegas sin límite de cantidad.
• Entradas, salidas, ajustes y traslados de inventario.
• Inventario físico.
• Manejo de códigos de barra.
• Impresión de etiquetas de códigos de barra según los formatos habilitados.
• Control de existencias y costos.
• Kardex y reportes de movimientos y existencias.
• Órdenes de despacho.
• Seguimiento de cantidades solicitadas, despachadas y pendientes.

Bancos y Finanzas

• Registro de depósitos, cheques y transferencias.
• Notas de débito y crédito bancarias.
• Conciliaciones bancarias.
• Solicitudes de pago y procesos de autorización habilitados.
• Pagos individuales y masivos según las funcionalidades disponibles.
• Manejo de Caja Chica.
• Emisión e impresión de cheques y recibos.
• Integración con Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Contabilidad.

Activo Fijo

• Registro y clasificación de activos.
• Control por tipo, ubicación y grupo.
• Cálculo de depreciaciones periódicas.
• Generación de comprobantes contables de depreciación.
• Reportes de activos, depreciación y valores registrados.

Producción Estándar

• Definición de productos y estructuras o recetas de producción conforme a las funcionalidades estándar disponibles.
• Órdenes de producción.
• Consumo de materias primas e insumos.
• Ingreso de productos terminados al inventario.
• Integración de movimientos de producción con inventario.
• Cálculo y seguimiento de costos mediante las herramientas estándar de ABACUS.

Procesos productivos especializados, fórmulas particulares de costeo, integración de maquinaria, controles industriales, planificación avanzada o requerimientos propios de una industria específica se consideran Producción Avanzada / Personalizada y serán evaluados y cotizados por separado.

Multimoneda y Reportes

• Manejo de operaciones en múltiples monedas.
• Aplicación de tasas de cambio según las configuraciones del sistema.
• Reportes administrativos, comerciales, financieros y operativos.
• Exportación de información a Excel en los reportes habilitados.

Capacidad Incluida

• 1 empresa.
• 1 sucursal.
• 2 cajas PDV.
• 5 usuarios ABACUS FULL.
• 20 usuarios Solicitantes.
• Hasta 3 Operadores de Caja por cada caja contratada.
• Bodegas, artículos, clientes, proveedores y transacciones sin límite según las capacidades estándar de la plataforma.

La capacidad puede ampliarse mediante usuarios FULL, Vendedores, Solicitantes, empresas, sucursales, cajas y Operadores de Caja adicionales de acuerdo con las tarifas vigentes.

Acceso y Disponibilidad

• Plataforma 100% web.
• Acceso mediante usuarios individuales y controles de seguridad.
• Alojamiento de la aplicación e información en la infraestructura administrada por Grupo ABACUS, S.A.
• Respaldos de información conforme a las políticas de operación de la plataforma.

Funcionalidades y servicios no incluidos

• ABACUS Nómina, salvo contratación adicional.
• Portal Contable.
• eCommerce, salvo contratación independiente.
• Aplicaciones, integraciones o desarrollos específicos no contemplados dentro de las funcionalidades estándar del producto.
• Procesos productivos especializados o adaptaciones particulares de Producción.
• Formatos, reportes o flujos desarrollados específicamente para procesos particulares del cliente que no formen parte del estándar de ABACUS ERP.

Soporte

La suscripción de ABACUS Empresarial incluye soporte técnico sobre las funcionalidades estándar habilitadas en el plan, conforme a los canales y horarios de atención vigentes de Grupo ABACUS, S.A.

El soporte comprende:

• Atención de incidentes relacionados con el funcionamiento de la plataforma.
• Orientación sobre el uso de las funcionalidades estándar incluidas en el plan.
• Revisión de comportamientos que puedan corresponder a errores del sistema.
• Asistencia sobre configuraciones estándar existentes.

No forman parte del soporte técnico incluido:

• Digitación o procesamiento de información en nombre del cliente.
• Asesoría contable, fiscal, administrativa, productiva o de procesos internos.
• Capacitación de nuevos usuarios posterior a la implementación.
• Configuración de nuevas empresas, sucursales, cajas o procesos que requieran actividades de implementación.
• Creación o modificación de formatos, reportes, documentos o flujos personalizados.
• Desarrollos, integraciones o modificaciones solicitadas por el cliente.
• Implementación o adaptación de procesos productivos especializados.

Los servicios no incluidos podrán ser evaluados y cotizados por separado.

Garantía

Durante la vigencia de la suscripción, Grupo ABACUS, S.A. atenderá y corregirá los errores reproducibles identificados en las funcionalidades estándar de ABACUS Empresarial que correspondan al alcance contratado.

No se consideran errores cubiertos por garantía:

• Solicitudes de nuevas funcionalidades o modificaciones a los procesos estándar.
• Personalizaciones o desarrollos solicitados por el cliente.
• Errores derivados de información ingresada, modificada o configurada incorrectamente por los usuarios.
• Problemas ocasionados por equipos, redes, dispositivos, conexiones, servicios o sistemas de terceros ajenos a ABACUS ERP.
• Cambios realizados por terceros fuera de los mecanismos autorizados por Grupo ABACUS, S.A.
• Comportamientos derivados de desarrollos personalizados que se encuentren fuera de su período o condiciones específicas de garantía.